Comunicación en las organizaciones (fragmento del libro "La comunicación. Función básica de las relaciones públicas." de Carlos Bonilla Gutiérrez
La mayor parte de la actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, ya sea intrapersonal, interpersonal, grupal o colectiva. Gracias a la comunicación nos relacionamos con los individuos o grupos que nos rodean. La coordinación de la acción conjunta se da gracias a los procesos de comunicación que se producen entre los protagonistas de la misma.
En la medida en que las organizaciones y las relaciones que ellas propician se han hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de esas relaciones. Sin embargo, los procesos de comunicación organizacionales no se han desarrollado de forma paralela al importante desarrollo tecnológico de los medios de comunicación. El desarrollo de la comunicación no corresponde al complejo y dinámico proceso de desarrollo organizacional, a pesar de que los procesos de comunicación poseen una importancia vital para el logro de objetivos.
La comunicación constituye un elemento fundamental dentro de las organizaciones, ya que propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijadas.
La incorporación del proceso comunicativo como función dentro de las organizaciones es un hecho reciente e incluso, algunas empresas e instituciones importantes aún no incluyen en su estructura orgánica un área dedicada a optimizar los flujos de comunicación interna y externa.
Las diferentes escuelas organizacionales han concedido relativa importancia al proceso comunicativo, en función de sus enfoques. Para la escuela clásica de organización, la comunicación es sólo un instrumento para transmitir órdenes e instrucciones de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores.
Por otra parte, la escuela de las relaciones humanas considera a la comunicación como un instrumento de autoridad dentro del esquema formal de la organización; sin embargo, reconoce la existencia de la comunicación informal y la necesidad de la motivación humana.
Para la escuela de los sistemas sociales, con un concepto central de interdependencia, la comunicación reviste una gran importancia dentro de la organización. Dicha escuela considera que una óptima comunicación interna y con el medio, mejorará el funcionamiento de cada una de las partes y de la organización en general.
Dentro del esquema formal de la organización, que considera infinidad de procesos, el de comunicación ocupa un lugar destacado porque actúa como catalizador de las relaciones personales e insititucionales.
La comunicación da vida al sistema organizacional, pues constituye el medio para obtener la acción de todos sus integrantes. El desarrollo de la mayor parte de las actividades organizacionales incluye procesos de comunicación. Por lo tanto, la organización constituye un sistema de proceso de mensajes.
En una organización, los mensajes internos se clasifican en tres categorías: de tarea, mantenimiento y humanos.
La comunicación es el factor dinámico que hace posible la interacción, la coordinación de actividades y el intercambio de información. Sin un adecuado flujo de comunicación interna, las actividades organizacionales no se desarrollan de forma correcta y ello repercute en el logro de sus finalidades.
No sólo es importante la comunicación interna; las organizaciones forman parte de un macrosistema constituido por la sociedad misma; por ello es necesario contar con una adecuada interrelación entre ellas, para el buen funcionamiento y desarrollo de la sociedad. Esta interacción se desarrolla a través de relaciones personales e insititucionales. En la medida en que la comunicación sea efectiva, la interacción lo será también. La comunicación actúa como catalizador de las relaciones interpersonales e interinstitucionales.
El proceso de cambio se quedará en sueños de niños si no hacemos acciones concretas para lograr lo que queremos con el compromiso de actuar consistentemente. El compromiso es resultado de un proceso de búsqueda interior de lo que uno quiere (de una vocación), lo que uno debe (valores) y una acción. La congruencia entre nuestros valores y acciones crea un modelo de honestidad. Si uno consistentemente rompe sus compromisos pierde integridad. Todos podemos contribuir a lograr cambios mediante nuestras acciones dirigidas a un fin. Seremos sólo expectadores del cambio mientras no actuemos. Las acciones son la parte terminal del cambio, es materializar las intenciones. Nada se logra sin acciones. El inicio de las acciones marca el punto vital del reto; reto al cambio es iniciar las acciones.
"Sólo es posible avanzar cuando se mira lejos. Sólo cabe progresar cuando se piensa en grande."
José Ortega y Gasset
Una organización constituida por personas que practican los siente hábitos cobra las siguientes características:
1.- Selecciona proactivamente su rumbo estratégico.
2.- La misión de la organización está integrada en la mente y los corazones de las personas que forman parte de la empresa.
3.- El personal está facultado para prevenir y/o corregir los problemas en su origen.
4.- Las actividades y los comportamientos del tipo ganar/ganar están sustentados por sistemas alineados con la misión organizacinal.
5.- Se cuenta con sistemas de información para mantenerse al tanto de las necesidades y los puntos de vista de empleados, clientes, proveedores, accionistas y la comunidad donde operan.
6.- Se propicia el intercambio de información y la cooperación entre los diferentes departamentos y/o unidades de la empresa.
7.- Se hacen inversiones para renovar la empresa en cuatro dimensiones fundamentales:
* Dimensión física:Se reinvierte en las personas, las instalaciones y la tecnología.
*Dimensión espiritual:Se reafirma constantemente el compromiso con los valores y principios que rigen la empresa. Se renueva la misión de ser necesario.
*Dimensión intelectual:Continuamente se invierte en capacitación y desarrollo personal y profesional.
*Dimensión social:Se hacen depósitos frecuentes en la cuenta de banco emocional de todos los protagonistas clave de la empresa: empleados, clientes, accionistas, proveedores, miembros de la comunidad, etc.
Tom Morell
"En tu relación con cualquier persona: pierdes mucho si no te tomas el tiempo necesario para comprenderla."
Stephen R. Covey
"El hombre nunca sabe para quién padece y espera. Padece y espera y trabaja para gente que nunca conocerá y que a su vez padecerán y espararán y trabajarán para otros que tampoco serán felices, pues el hombre ansía siempre una felicidad situada más allá de la porción que le es otorgada. Pero la grandeza del hombre está precisamente en querer mejorar lo que es. En imponerse tareas. En el reino de los cielos no hay grandeza que conquistar, puesto que allá todo es jerarquía establecida, incógnita despejada, existir sin término,imposibilidad de sacrificio, reposo y deleite. Por ello, agobiado de penas y de tareas, hermoso dentro de su miseria, capaz de amar en medio de las plagas, el hombre sólo puede hallar su grandeza, su máxima medida en el Reino de este Mundo."
CARPENTIER, Alejo. "El reino de este mundo" Caracas, 1948. p.p.144
